Equipo virtual: 5 claves para que funcione

Si yo te digo "mi equipo de marketing digital es prácticamente un "equipo virtual", ¿tú qué entiendes? ¿Qué te imaginas? Espero que no imagines que trabajo con ordenadores (más allá del que uso yo) o con robots. ¡Nada más lejos de la realidad! Mi equipo está formado por un 20% de profesionales fijos en plantilla, que somos yo, que me centro en alinear a los demás miembros, entre tres millones de cosas más, y Eli, diseñadora y encargada de gestionar el contenido que creamos para captación de clientes, además de otros trillones de cosas. El 80% restante son profesionales freelance repartidos por toda la geografía mundial. Los tenemos contratados en distintas modalidades: por horas, para colaboraciones continuas, y a precio fijo, para proyectos cerrados.

• Julia, redactora que se encarga de producir, producir y producir contenido de calidad junto con Eli;
• Vanina, que se encarga de la gestión de redes sociales y difusión de contenido junto con Marto, que la asiste en diseño;
• Carol, growth hacker que asiste a todo el equipo en términos de programación y maquetación;
• Teresa, que nos ayudó a mejorar el SEO del blog que ahora estás leyendo;
• Manuel, que desarrolló un CMS completo para poder realizar landings para Adwords... Y la lista seguiría.

Así que, teniendo esta experiencia de gestión de equipos virtuales, voy a darte una serie de consejos.

#1 Pierde el miedo a lo virtual y al profesional freelance

Debo admitir que soy el primero que tuvo que perderle el miedo, pese a trabajar precisamente en Nubelo, la empresa de trabajo freelance líder en el mercado de habla hispana. Al principio, mi equipo era lo que yo llamo tradicional, o sea físico en la oficina. Hasta que decidí predicar con el ejemplo y, saltándome la negativa del equipo financiero, empecé a contratar freelance sin su permiso para Nubelo (secreto confesado). La idea era demostrar que el modelo 3.0 que defendemos, funciona. Porque funciona. El trabajo 3.0 aporta agilidad a tu empresa, flexibilidad y te permite acceder a un talento global, distribuido por todo el mundo, sin importar las fronteras geográficas. Pero pasar de un ambiente de trabajo tradicional a uno freelance puede asustar, porque vas a enfrentarte a algo que a priori desconoces. Pero se trata de probar y aprender de tus errores, hasta que encuentres la técnica que mejor te funciona. Así que mi consejo es que pruebes. Una vez lo hayas probado, irás perdiendo el miedo. Una de las muchas facilidades que te permitirán estar tranquilo con el Trabajo 3.0 es el depósito en garantía. No pagarás si el proyecto no se resuelve con éxito, porque Nubelo te asegura que sólo pagas por resultados obtenidos. Esto significa que el dinero del proyecto permanece en tu cuenta hasta que el freelance te entrega el trabajo según lo que acordasteis al principio; sólo lo liberarás cuando estés conforme con el trabajo.

#2 Consigue que todos trabajen con un objetivo único

Si algo he comprobado a lo largo de mis años de experiencia en gestión de equipos, offline y online, es que funcionan mejor si se encaminan todos los miembros hacia un objetivo global, compartido por todos. En nuestro caso, siendo un departamento de Captación y Marketing online, nos funciona enfocarnos al número de clientes que queremos captar, y nos lo grabamos, todos, incluso yo (o yo el que más) a fuego. Sin un objetivo superior, los distintos equipos no podrán marcarse objetivos secundarios. Las tareas del día a día pueden inundarles de objetivos que no están alineados con el objetivo superior, y tu tarea es reconducir sus esfuerzos hacia la consecución de resultados para ese objetivo superior. Conviértete en el guardián del Gran Objetivo y ayuda a tus freelance a dirigir sus esfuerzos al lugar correcto. Para ello es bueno organizar reuniones bastante frecuentes, donde cada profesional exponga el estado de su trabajo: ahí podrás detectar si hay desviaciones y corregirlas a tiempo.

#3 Construye un equipo: estar lejos no implica no conocerse

 

Podrías pensar que el hecho de tener varios profesionales esparcidos por el globo implica que no se conocerán nunca o que no establecerán lazos. No es así, créeme. Si estableces subgrupos o equipos dentro del equipo global, es obvio que con el día a día de trabajo los profesionales irán creando una pequeña comunidad por si solos. Pero si quieres fomentar el buen rollo, intenta que las reuniones sean más amenas y que en algunas ocasiones el componente "juego y diversión" sea bienvenido, sin dejar de tener en cuenta que al trabajo se va a trabajar. Enviar correos bisemanales o mensuales de tono humorístico o con gifs graciosos puede contribuir. Pero si quieres ir más allá y crear lazos más profundos, es una buena idea marcar fechas en las que alguno de los freelance se desplace a tus oficinas y ¡por fin! os conozcáis todos cara a cara. Pagar un tren o avión que traiga de una punta de España a la otra, por ejemplo, a Julia, nuestra freelance redactora, fue una buenísima decisión. Nos la trajimos desde Coruña a Barcelona un par de días. En ocasiones así puedes aprovechar y pedirles un sprint extra: el hecho de que se reúnan físicamente los miembros del equipo es una buena ocasión, no sólo para estrechar lazos, sino para producir más y mejor. Y para tomar unos vinos todos juntos, claro que sí.

#4 Empieza de a poquito: contrata primero a un freelance

Si hay alguna frase que repito hasta la saciedad a mi equipo es "Primero aprende a andar, no pretendas empezar a volar directamente". Sin saber andar no podrás empezar a volar. O sí, pero probablemente te estrelles contra alguna pared. Así que si nunca has contratado freelance o estás empezando a configurar tu equipo virtual, hazlo poquito a poco. Debes tener en cuenta que el primero que tiene que conocer a sus freelance eres tú: debes empezar a detectar cuál es bueno para tus proyectos y equipos y cuál, no tanto. Así que empieza a contratar a un freelance primero y asegúrate de que funciona. En nuestro caso, nuestra primera fue Julia: abrimos un proyecto para ella y llevamos a cabo una tarea concreta (muchas, en realidad). Esto fue en abril. Si os fijáis, Julia sigue con nosotros (esperemos que por los siglos de los siglos). Después, cuando fui alineando las necesidades y objetivos y vi que todo funcionaba perfecto, seguí contratando: probablemente tengas que lidiar con periodos de prueba y error. Es posible que no aciertes a la primera. A mí me pasó. Lo importante es que aprendas a detectar rápidamente a quién necesitas: de ello dependerá el éxito de tu proyecto. Piensa que también es importante que te des un tiempo a ti mismo para adaptarte a la nueva forma de trabajar y a las herramientas que deberás usar para no enloquecer.

#5 Apóyate en herramientas de gestión de un equipo virtual

Tienes que mantener el orden en tu equipo. Cada uno tiene sus trucos, pero yo te cuento qué herramientas usamos y para qué sirven. Así quizá empieces con tu equipo virtual un poco más coordinado con todos y menos perdido.

Gotomeeting

Herramienta de reuniones en línea que te permite trabajar con más flexibilidad y reducir costes telefónicos. Es tan fácil como entrar en su web y preparar una reunión rápida: podrás compartir el enlace de la reunión con tus freelance y sólo tendrán que asistir. Podréis compartir pantalla, silenciar micrófonos concretos, cantar como en un karaoke... Lo que queráis. Te permiten probarla gratis durante un mes, después cuesta unos 39€ mensuales. Visita Gotomeeting.

Basecamp

La maravilla de los gestores de proyectos. Es la herramienta más completa y sencilla para comunicarte productivamente con tu equipo. Podrás crear listas de tareas, asignar cada tarea al freelance que toque, poner fechas límite, compartir toda clase de archivos, generar discusiones, administrar calendarios... Además puedes tenerla en tu teléfono móvil. Basecamp te permite 60 días de prueba gratuita, después cuesta unos 20 dólares mensuales. Entra aquí.

¿Estás pensando en formar un equipo virtual? Te ayudo.

Si, como yo, crees que formar un equipo con freelance es la solución que ayudará a tus objetivos como empresa, puedo ayudarte y guiarte en tu camino a través de mi experiencia. Escríbeme a ferran.calatayud@nubelo.com indicando que has leído este post y me pondré en contacto contigo. Un equipo virtual es posible.